飓风季节的八个业务连续性技巧

现在是六月，这意味着飓风季节来了，现在该是加强业务应急计划的时候了。众所周知，2012年，纽约和新泽西州的许多公司都受到了桑迪飓风的影响，自那时以来，对业务弹性和连续性的关注急剧增加。如果您是一位新兴经理，只是刚开始执行第一个BCP计划，或者是时候查看和更新​​现有计划，那么在飓风季节开始时，请牢记以下八个提示。

1.确定员工在天气情况下的工作方式/工作地点。一些公司选择标识辅助工作地点，但是如果发生广泛或区域性事件，您可能会发现该位置也无法访问。您还应该考虑运输是否/将受到天气的影响。如果路况不好或公共交通被关闭，员工将不得不留在家里。

如果您的公司支持远程访问功能，请确保员工已准备好必要的基础架构，预期的工作量和通信工具。

2.确保员工在事件发生之前测试远程访问。如果您的公司计划允许员工进行远程工作，那么员工了解如何远程工作至关重要。向用户提供登录信息，并确保他们在家中拥有合适的资源来满足他们的需求：

计算机/ PC /笔记本电脑所需的软件或应用程序手机电源/连接

这里必须进行测试。如果发生飓风，并且员工意识到他/她无法远程登录，那么您可能最终不得不在最后一分钟转移责任，或者更糟的是，项目可能会陷入困境。

3.向员工提供具有高级BCP信息的快速参考卡和/或钱包卡。确保员工可以在活动期间访问他们可能需要的所有信息的一种好方法是提供快速参考或钱包卡。这些方便的文档应包含以下内容：

关键人员联系信息备用站点位置/方向远程访问说明呼叫转移说明

4.在发生暴风雨之前，之中和之后与您的员工保持沟通。在与天气有关的事件期间，一次性发送电子邮件是不够的。在任何类型的灾难中，都必须时刻告知员工（以及投资者，客户和其他第三方）。

尝试在更新过程中提供尽可能多的信息。员工应确信公司将完全控制，业务运营将不受恶劣天气的影响。

提供对员工工作量的期望，公司正在采取的恢复步骤以及期望这种情况持续多长时间。

风暴过后，分享您从经验中学到的东西：正面和负面。员工将感谢您的到来，并愿意努力改善程序。

5.考虑一个紧急通知系统，以警告员工和/或第三方。传统的调用树繁琐且耗时，并且通常会忽略电子邮件（尤其是在工作时间之外）。自动化紧急通知系统（ENS）可以使用多种方法快速有效地将消息传递给各方。

在购买ENS系统时，需要寻找一些可以在业务连续性场景中很好地为您服务的功能：

短信：与呼叫不同，如果在灾难期间服务中断，则文本可以排队。双向消息传递：允许用户在需要时回答基本问题移动/远程访问：允许远程或从移动设备激活系统，这在风暴期间很方便。预先准备“罐头”消息或安排通知可以节省时间

6.如果办公室/ PC不可用，则将投资者和第三方供应商信息存储在移动设备或可访问的共享驱动器上。在飓风或其他灾难情况下，远程访问至关重要。如果您的职位要求您与客户，投资者或其他对手方保持经常联系，那么您将需要考虑在无法访问主要工作环境时如何与他们进行沟通。在移动设备上存储联系人是确保您始终可以随时获取联系人信息的一种方法-只要您的设备已充电！

7.在某些员工无法远程工作或维护工作量的情况下，为关键角色和职责制定应急计划。实际上，有些员工比其他员工承担更多关键任务。例如，投资组合经理和面向投资者的员工可能被认为比行政助理和市场营销执行官更“重要”。如果基本人员受到飓风或其他与天气有关的事件的影响而无法履行职责，则您可能需要考虑一项应急计划，其中应包括其他可能接手的员工。

8.进行BCP方案规划和桌面演习，以确保员工了解灾难程序。成功度过难关的关键是确保整个组织都了解他们的期望。正确实现这一目标的唯一方法是通过测试。

进行桌面练习是使您的响应团队保持一致工作的好方法。这些非正式的头脑风暴会议鼓励管理层和其他关键员工的参与。该小组通常讨论各种潜在情况，并涵盖确保员工安全和负责并确保企业可以继续运营所需的所有行动。

公司还可以进行全面的BCP测试，使所有员工都有机会参与并与团队分享反馈。